Lettre de motivation assistante administrative : exemple en PME
Cette lettre de motivation assistante administrative présente une candidature fictive à un poste en PME. Elle s’appuie sur des tâches de facturation, de suivi des dossiers et d’accueil téléphonique.
Servez-vous de cet exemple comme point de départ, puis vérifiez chaque détail avant de rédiger votre propre lettre.
Le point de départ
Profil et offre fictifs. La lettre ne dit rien que le profil ne contienne.
Le profil
Camille Aubrelis, Assistante administrative
- Assistante administrative · Téravelle Services, 2023–Aujourd’hui
- Assistante de gestion · Vélunor Équipements, 2021–2023
- BTS Gestion de la PME, 2021
L’offre
Assistante administrative en PME (H/F) · Zémoria Maintenance, Reims
- Formation en gestion administrative, de niveau bac à bac +2
- Expérience en assistance administrative, idéalement en PME
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Outlook
- Aisance au téléphone et qualité d’expression écrite
- Rigueur dans le suivi et le classement des dossiers
- La connaissance du logiciel Sage serait un plus
La lettre
Camille Aubrelis
Reims
Reims
Reims, le 30 octobre 2026
Objet : Candidature au poste d’assistante administrative en PME
Madame, Monsieur,
Depuis 2023, je suis assistante administrative chez Téravelle Services à Reims, où je prépare les devis et les factures des clients. Avec cinq ans d’expérience administrative en PME et un BTS Gestion de la PME obtenu en 2021, je vous adresse ma candidature au poste d’assistante administrative chez Zémoria Maintenance.
Chez Téravelle Services, je suis les règlements clients et je mets à jour les dossiers ainsi que les tableaux de suivi sous Excel. J’y assure également l’accueil téléphonique et transmets les demandes aux équipes concernées. Auparavant, chez Vélunor Équipements à Châlons-en-Champagne, je saisissais les commandes et classais les pièces administratives ; je contrôlais aussi les factures fournisseurs avant leur transmission au service comptable. En tant qu’assistante de gestion dans cette entreprise, je participais à l’organisation des rendez-vous et aux échanges avec les clients.
Je souhaiterais vous rencontrer pour un entretien.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Camille Aubrelis
Pourquoi cette lettre fonctionne
- Dans le premier paragraphe, le profil de l’exemple situe son poste actuel avec « Depuis 2023 » et cite la préparation des « devis et des factures ».
- Dans le deuxième paragraphe, la mention « tableaux de suivi sous Excel » donne un exemple concret d’utilisation d’un outil demandé dans l’offre fictive.
- Le même paragraphe décrit l’accueil téléphonique avec « transmets les demandes aux équipes concernées », une précision utile pour un poste en PME.
- Après la demande d’entretien, la formule de politesse apparaît deux fois. Une seule occurrence suffit dans une lettre prête à envoyer.
Ce que la lettre montre pour un poste en PME
Dans une PME, une assistante administrative peut passer du suivi d’un dossier client à un appel, puis à la préparation d’une facture. Le recruteur cherche donc des indications sur les tâches déjà prises en charge et sur la façon dont la candidate organise les informations. L’offre de l’exemple demande notamment de la rigueur dans le suivi et le classement des dossiers.
La lettre fictive donne des exemples précis : mise à jour de dossiers, suivi des règlements et contrôle de factures fournisseurs. Elle indique aussi que les demandes reçues par téléphone sont transmises aux équipes concernées. Ces détails aident à comprendre ce que la candidate faisait, sans se limiter à une liste d’adjectifs.
La formation figure dès le premier paragraphe. Le BTS Gestion de la PME est cité dans la lettre de l’exemple ; il doit toutefois être vérifié avant toute réutilisation, car le diplôme ne figure pas dans les données initiales du profil fictif. Pour votre candidature, indiquez votre diplôme exact, ou votre formation administrative si elle est pertinente, sans reprendre celui de l’exemple par défaut.
L’expérience en PME est présentée comme un plus dans l’offre fictive. Si vous avez travaillé dans une structure d’une autre taille, décrivez les tâches administratives que vous y avez réellement effectuées et qui peuvent servir dans le poste visé.
Outils et tâches à préciser dans votre lettre
L’offre de l’exemple cite Excel et Outlook. La lettre mentionne des tableaux de suivi sous Excel, mais ne précise pas l’usage d’Outlook. Si vous utilisez ce logiciel, vous pouvez expliquer à quoi il vous sert, par exemple pour gérer une boîte de réception ou organiser des rendez-vous. Ne l’ajoutez que si vous l’avez utilisé.
Pour Excel, choisissez une tâche que vous savez décrire : tenir un tableau de factures, actualiser une liste de contacts ou suivre des échéances. Si le recruteur vous interroge, vous pourrez préciser les opérations que vous réalisez dans ce fichier. Il n’est pas nécessaire de citer des fonctions que vous ne maîtrisez pas.
La connaissance de Sage est facultative dans l’offre fictive. Si vous connaissez ce logiciel, nommez l’usage que vous en avez fait, comme la saisie de factures, lorsque c’est exact. Sinon, ne prétendez pas le connaître. Vous pouvez présenter un autre logiciel de gestion que vous avez réellement utilisé et indiquer les tâches effectuées avec celui-ci.
La qualité d’expression écrite compte également. Relisez les accords, les noms et les dates. Une lettre claire donne au recruteur un premier aperçu de votre manière de rédiger des échanges professionnels.
Adapter la lettre de motivation assistante administrative
Commencez par relever dans l’offre les tâches que vous avez déjà exercées. Associez chacune à un fait vérifiable : type de dossiers suivis, documents préparés ou interlocuteurs accueillis. Deux exemples précis suffisent souvent à donner de la matière à une lettre courte.
Reprenez ensuite les informations de votre CV d’une page : intitulés des postes, dates et formation. Si vous avez effectué de la facturation dans un emploi et de l’accueil dans un autre, indiquez-le clairement. Un stage, une alternance ou une première expérience peuvent aussi fournir des exemples, à condition de préciser leur nature.
Vérifiez les dates avant d’annoncer un nombre d’années d’expérience. Dans la lettre fictive, les cinq ans indiqués doivent être contrôlés par rapport aux périodes et à la date d’envoi. Les villes mentionnées et le diplôme doivent également être confirmés : ils apparaissent dans la lettre, sans figurer dans les données initiales du profil.
Adaptez l’objet au poste visé et terminez par une demande d’entretien simple. CV Ajuste peut vous aider à adapter votre CV et à rédiger une lettre à partir de vos propres informations et de l’offre. Relisez le résultat pour vérifier que chaque tâche et chaque date sont exactes.
Erreurs à éviter avant l’envoi
Ne recopiez pas les noms des entreprises fictives ni les tâches de la lettre sans les remplacer par vos informations. Une expérience de classement ne signifie pas nécessairement que vous avez contrôlé des factures ; décrivez ce que vous faisiez réellement. De même, une formation suivie ne doit pas être présentée comme un diplôme obtenu si ce n’est pas le cas.
Évitez aussi de répéter votre CV poste par poste. La lettre peut sélectionner quelques exemples utiles pour l’offre, tandis que le CV donne les dates et la chronologie. Si une tâche apparaît dans les deux documents, la lettre peut préciser le contexte ou l’outil utilisé.
Dans l’exemple affiché, la formule de politesse est répétée. Supprimez le doublon avant d’utiliser cette structure. Vérifiez aussi le nom du destinataire et l’intitulé du poste ; si aucun nom n’est indiqué, une formule d’appel générale convient.
Enfin, ouvrez les pièces jointes avant l’envoi. Contrôlez que la lettre est lisible, que le CV est à jour et que les coordonnées permettent de vous joindre. Sur France Travail ou par courriel, suivez les indications données dans l’offre pour transmettre votre candidature.
Source officielle sur ce métier : Fiche métier assistant administratif / assistante administrative, France Travail
Questions fréquentes
Que mentionner si je n’ai jamais travaillé en PME ?
Décrivez une tâche administrative effectuée dans un autre type de structure, en précisant les documents ou les outils utilisés. Un stage ou une alternance peut aussi servir d’exemple si vous indiquez clairement de quelle expérience il s’agit.
Faut-il connaître Sage pour répondre à cette offre fictive ?
Non, l’offre de l’exemple présente cette connaissance comme un plus. Si vous avez utilisé un autre logiciel de gestion, vous pouvez le citer et préciser ce que vous faisiez avec.
Faut-il répéter toutes les expériences du CV dans la lettre ?
Non, choisissez quelques faits utiles pour le poste et laissez au CV le détail des périodes. Vérifiez que les dates et les intitulés sont cohérents dans les deux documents.
Que corriger dans la lettre de l’exemple avant de s’en inspirer ?
La formule de politesse apparaît deux fois : une seule suffit. Le diplôme, les villes et le nombre d’années d’expérience doivent aussi être vérifiés avant d’être utilisés.