Compétences secrétaire : que faire figurer sur votre CV ?

Par Sophie · Publié le 30 octobre 2026

Savoir-faire

Accueil physique et téléphonique

Précisez les personnes accueillies et le type de demandes prises en charge.

Sur le CV Accueil des visiteurs et orientation des appels dans une agence immobilière.

Gestion des agendas

Indiquez les rendez-vous que vous planifiiez et les personnes concernées.

Sur le CV Planification des rendez-vous de deux responsables sur un agenda partagé.

Rédaction administrative

Nommez les documents que vous rédigiez et leur destinataire.

Sur le CV Rédaction de courriers de réponse aux demandes des clients.

Organisation de réunions

Décrivez les préparatifs dont vous étiez responsable.

Sur le CV Réservation des salles et envoi des convocations pour les réunions du service.

Suivi administratif des dossiers

Précisez la nature des dossiers et les opérations que vous réalisiez.

Sur le CV Contrôle des pièces reçues et mise à jour des dossiers fournisseurs.

Classement et archivage

Indiquez les documents classés et le support utilisé.

Sur le CV Classement numérique des contrats clients et archivage des originaux papier.

Gestion du courrier

Décrivez les étapes du traitement du courrier que vous preniez en charge.

Sur le CV Tri du courrier entrant et distribution aux services concernés.

Qualités professionnelles

Discrétion professionnelle

Citez un type de dossier sensible et les précautions prises pour y accéder.

Sur le CV Classement de dossiers du personnel dans un espace à accès restreint.

Sens des priorités

Décrivez une situation où vous avez réorganisé votre travail face à une demande urgente.

Sur le CV Report de rendez-vous et transmission des appels urgents lors d’une absence imprévue.

Rigueur administrative

Précisez les contrôles effectués avant la transmission d’un document.

Sur le CV Vérification des coordonnées et des pièces jointes avant l’envoi des dossiers.

Écoute des interlocuteurs

Montrez comment vous identifiiez une demande avant de la transmettre.

Sur le CV Recueil des demandes des visiteurs avant orientation vers le service compétent.

Outils et logiciels

Microsoft Word

Nommez les documents préparés avec le logiciel.

Sur le CV Mise en page de courriers et de comptes rendus avec Word.

Microsoft Excel

Décrivez un tableau tenu à jour et son utilisation.

Sur le CV Mise à jour sur Excel du tableau de suivi des fournitures.

Microsoft Outlook

Précisez les tâches réalisées avec la messagerie ou le calendrier.

Sur le CV Gestion d’une boîte de réception partagée et envoi d’invitations avec Outlook.

Microsoft Teams

Indiquez votre rôle dans la préparation des réunions à distance.

Sur le CV Création de réunions Teams et transmission des liens aux participants.

Qualifications

Bac professionnel assistance à la gestion des organisations et de leurs activités

Indiquez le diplôme obtenu, son année et l’établissement.

Sur le CV Bac professionnel assistance à la gestion des organisations et de leurs activités, lycée Jean Moulin, 2022.

Titre professionnel secrétaire assistant

Précisez l’intitulé du titre, l’organisme et l’année d’obtention.

Sur le CV Titre professionnel secrétaire assistant, centre de formation professionnelle, 2023.

BTS support à l’action managériale

Mentionnez le diplôme avec le nom de l’établissement et l’année.

Sur le CV BTS support à l’action managériale, lycée Victor Hugo, 2021.

Comment choisir les compétences secrétaire pour une offre ?

Commencez par repérer les tâches qui occupent une place importante dans l’offre. Un poste peut demander de gérer un standard, tandis qu’un autre porte surtout sur la préparation de dossiers. Sélectionnez les tâches que vous avez réellement effectuées et cherchez, pour chacune, un exemple précis dans votre expérience.

Si le poste prévoit l’organisation de réunions, mentionnez les réservations ou les convocations dont vous vous occupiez. Pour un poste avec accueil, précisez si vous receviez des clients, des fournisseurs ou des visiteurs. Reprenez les termes employés dans l’offre lorsqu’ils décrivent votre travail.

Les stages et les activités associatives peuvent aussi fournir des exemples. Indiquez le contexte et distinguez une tâche réalisée en autonomie d’une tâche effectuée avec l’aide d’un collègue. Si vous avez seulement observé une opération, ne la présentez pas comme une responsabilité personnelle.

Où présenter ses savoir-faire sur le CV ?

Sur un CV d’une page, consacrez une rubrique courte aux savoir-faire utiles pour le poste. Regroupez les logiciels dans un espace distinct si leur utilisation est importante pour le recruteur. Choisissez des intitulés précis, comme « gestion d’agendas partagés », plutôt qu’une formule générale sur les tâches administratives.

Dans la rubrique des expériences, placez les exemples sous le nom de l’employeur, l’intitulé du poste et les dates. Une puce comme Préparation des convocations aux réunions du service décrit une action identifiable. Ajoutez une fréquence ou un volume uniquement si vous le connaissez et s’il aide à comprendre la tâche.

Inscrivez votre diplôme dans la rubrique formation avec son intitulé exact. Si vous débutez, placez cette rubrique avant les expériences et détaillez les tâches accomplies pendant un stage. Pour une formation en cours, indiquez les dates prévues sans annoncer l’obtention du diplôme.

Quelles erreurs éviter sur un CV de secrétaire ?

Une qualité isolée renseigne peu sur votre travail. Pour montrer votre sens des priorités, décrivez par exemple une modification d’agenda liée à une urgence. Pour la discrétion, nommez le type de dossiers traités sans communiquer de données personnelles.

Ne reprenez pas un logiciel de l’offre si vous ne l’avez jamais utilisé. Précisez plutôt ce que vous faites avec les outils connus : préparer un courrier sur Word ou tenir un tableau de suivi sur Excel. Si votre pratique se limite à une initiation, indiquez-le clairement.

Vérifiez les dates et l’orthographe avant l’envoi. Relisez aussi chaque exemple pour vous assurer qu’il décrit une action que vous avez effectuée. Les exemples fictifs de cette page servent de modèles de formulation ; remplacez leurs détails par vos propres faits.

Source officielle sur ce métier : Fiche métier secrétaire (office manager), ONISEP